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  • link Mit WorKom die Kommunikationskosten im Griff Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt derzeit mehr als 80 Forschungseinrichtungen mit circa 18.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Davon befinden sich 60 Institute an Standorten in ganz Deutschland. Die Fraunhofer-Einrichtung für Systeme der Kommunikationstechnik ESK ist Teil des deutschen Fraunhofer-Forschungsnetzwerks. Im April 1999 als eigenständige Fraunhofer-Einrichtung gegründet, beschäftigt sie mittlerweile rund 65 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Weil sich die Verwaltung von mehreren hundert Mobilfunkverträgen und –abrechnungen zunehmend komplexer gestaltete, arbeitete die Fraunhofer ESK mit der alphasystems gmbh im Projekt „Rechnungsportal“ daran, Mobilfunkabrechnungen von Fraunhofer-Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern elektronisch einfacher und sicherer zu verwalten. Ziel des Projektes war es, Abrechnungsprozesse zu optimieren, Verwaltungskosten zu reduzieren und Zeit bei der Verarbeitung einzusparen. Umfassendes Auswahlverfahren Als zentrale Verwaltungsstelle der Mobilfunkabrechnungen von mehreren Fraunhofer-Instituten hat die Fraunhofer ESK Ende 2007 Lösungen evaluiert, wie die elektronische Verwaltung von Mobilfunkkosten einfacher gestaltet werden kann. „Nach ausführlichen Marktrecherchen und durch Empfehlungen von Mobilfunkprovidern haben wir das Ausschreibungsverfahren mit unseren Anforderungen Ende 2007 gestartet. Drei Bewerber präsentierten ihre Lösungen.“, so Kathrin Messer, Projektverantwortliche bei der Fraunhofer ESK. Flexibel. Sicher. Effizient. Nach einer kurzen Implementierungsphase fand die erste Abrechnung mit WorKom Ende 2008 statt. Das System ermöglicht, elektronische Rechnungsdaten automatisch einzulesen und zu konvertieren, Prüfsummen zu bilden, Freigabeprozesse für Teildaten oder Gesamtrechnungen durchzuführen und private und dienstliche Rechungspositionen abzubilden. Die Installation des Systems erwies sich als unproblematisch. „Der Support war schnell zu erreichen, reagierte prompt und löste Probleme umgehend“, so Kathrin Messer. Das System bietet auch die Option, die Gesprächskosten den jeweiligen Kostenstellen zuzuordnen. „Für das Fraunhofer-ERP-System haben wir auf Basis des Systems WorKom zudem eine maßgeschneiderte Import-/Export-Schnittstelle entwickelt, die es uns ermöglicht, über die Gehaltsabrechnung private Gesprächsgebühren abzurechnen“, so Kathrin Messer. Vielseitiger Nutzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können nun in kürzester Zeit den kompletten Abrechnungsprozess vom Empfang der Rechnung bis hin zur Weiterberechnung und Archivierung durchführen. „Die Erfassung von Daten sowie die aufwendige Prüfung durch die verantwortlichen Mitarbeiter konnten stark vereinfacht werden, was neben der Zeiteinsparung auch zu Fehlervermeidungen geführt hat. Der gesamte Abrechnungsprozess ist nun transparenter, revisionssicherer und kostengünstiger geworden“, so Kathrin Messer. http://www.facebook.com/alphasystems
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